Comment préparer un envoi recommandé

• Pour obtenir des étiquettes autocollantes Courrier recommandé, faites une demande auprès de n’importe quel bureau de poste ou auprès du Service à la clientèle au 1 888 550-6333. Chaque étiquette comporte un numéro de repérage et un code à barres associé.
• Apposez une étiquette sur chacune des enveloppes.
• Conservez les numéros de repérage pour chaque article, afin d’en assurer le suivi.
• Créez une Déclaration de dépôt (DD) manuellement ou au moyen des Outils électroniques d’expédition (OEE) Si vous déposez vos articles sans DD, ils doivent comporter une empreinte d’affranchissement ou un timbre-poste qui couvre les frais liés à l’article (selon le poids) et ceux liés au service Courrier recommandé.
• Déposez vos articles à une une unité de vérification du courrier reçu (UVCR) de Postes Canada ou à votre bureau de poste.

Enveloppes Courrier recommandé prépayé sont uniquement offertes aux clients commerciaux. Pour commander vos enveloppes prépayées, communiquez avec le Service des commandes commerciales au 1 888 550-6333.

Tailles d’enveloppes

Les enveloppes Courrier recommandé prépayé sont offertes en deux formats aux clients commerciaux :

• Standard (article nº 143001) : 150 mm sur 240 mm (max. de 50 g)
• Autre (article nº 143002) : 241 mm sur 318 mm (max. de 200g)

Caractéristiques des enveloppes

Vous payez le tarif de base une fois et recevez ce qui suit :

• La signature du destinataire (lors de la réception de l’article)
• Une preuve d’enregistrement (un numéro de repérage détachable qui se trouve sur le rabat de l’enveloppe prépayée)
• Une preuve de livraison
• Le service de renvoi à l’expéditeur si l’article est non distribuable
• Le service Réacheminement du courrier si le destinataire a acheté cette option
• Une couverture-responsabilité pouvant aller jusqu’à 100 $

Déposer vos enveloppes

Vous pouvez déposer vos enveloppes Courrier recommandé prépayé aux emplacements suivants :

• Bureau de poste
• Unité de vérification du courrier reçu (UVCR)
• Boîte aux lettres publique ou boîte postale communautaire

Créez et imprimez vos propres étiquettes code à barres pour les envois recommandés au moyen d’une imprimante d’étiquettes thermiques compatible de 4 po sur 6 po.

La version hors ligne des OEE vous permet d’effectuer ce qui suit :

• Saisir l’adresse de destination
• Saisir le code postal de destination
• Importer un fichier d’adresses
• Saisir le numéro de repérage de chacun de vos envois recommandés dans le système de suivi de Postes Canada et le numéro de la commande (DD) associé
• Configurer des avis électroniques pour les envois recommandés
• Attribuer un « numéro de référence du client » à chaque envoi recommandé, qui peut aussi être utilisé pour effectuer le suivi
• Fournir d’autres activités de repérage
• Utiliser les options de suivi avancées dans le Centre d’affaires en ligne, dont le repérage à l’aide du numéro de DD

Importer vos numéros de repérage dans la version Bureau d’affaires des OEE

Après avoir préparé vos envois recommandés, vous pouvez importer leurs codes à barres directement dans les OEE 2.0.

En utilisant un fichier d’importation pour le courrier mécanisable dans les OEE 2.0, vous pouvez effectuer ce qui suit :

• Automatiser le remplissage de la commande (Déclaration de dépôt) et ainsi réduire la saisie de données
• Saisir le numéro de repérage de chacun de vos envois recommandés dans notre système de suivi et le numéro de la commande (DD) associé
• Recevoir une activité de repérage supplémentaire pour chaque article importé
• Repérer vos envois à l’aide de leur numéro de DD en utilisant la fonction « Recherche de manifeste » du Centre d’affaires en ligne

Apprenez-en plus sur la façon d’utiliser cette option.

Apprenez-en plus sur la fonction d’importation du NIP permettant un suivi avancé pour les articles Courrier recommandé.

Téléchargez un formulaire de demande de numéros de série/codes à barres.

Impression personnalisée de code à barres pour les envois recommandés

Vous pouvez imprimer des codes à barres pour les envois recommandés directement sur vos articles (en veillant à ce qu’ils soient visibles à travers la fenêtre de l’enveloppe) ou sur vos enveloppes.

Exemples de code à barres personnalisés

Fenêtre simple

Fenêtre double

Standard

Toutes les impressions et dispositions personnalisées des codes à barres pour les envois recommandés peuvent faire l’objet d’une mise à l’essai et d’une approbation par Postes Canada.

Demandes personnalisées de numéros de repérage pour les envois recommandés

1. Remplissez le formulaire de demande de numéro de série ou de code à barres. Vous devez commander au moins 100 codes à barres.
2. Veuillez envoyer le formulaire dûment rempli à l’adresse suivante : barcodes@canadapost.ca.

Les numéros de repérage vous seront envoyés par courriel. Nous vous demanderons d’envoyer une saisie d’écran pour confirmer que les numéros ont été saisis correctement.

Pour obtenir plus de renseignements sur la création de code à barres personnalisés pour les envois recommandés, communiquez avec nous à l’adresse cenauto@canadapost.ca.

Créer des échantillons d’essai et les envoyer aux fins d’approbation

1. Vous devez créer dix échantillons de vos envois recommandés conformément à nos spécifications. Envoyez l’avis ou la lettre (avec le code à barres) et l’enveloppe. Si le code à barres est imprimé directement sur l’enveloppe, vous ne devez envoyer que les échantillons d’enveloppes.
2. Envoyez les échantillons à l’adresse suivante : :
   SOCIÉTÉ CANADIENNE DES POSTES
   ACCEPTATION DES COMMANDES
   2701, PROM RIVERSIDE BUREAU N0440
   OTTAWA ON K1A 0B1

Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception des échantillons, nous vous enverrons les résultats des mises à l’essai et nous vous indiquerons si les échantillons répondent aux exigences d’approbation. Une approbation n’est pas requise pour chaque envoi, à moins que l’enveloppe ou le format de l’avis ou de la lettre ait changé; il est cependant recommandé d’obtenir notre approbation chaque année pour vous assurer que les échantillons sont conformes aux spécifications les plus à jour.

Préparer et déposer votre envoi

1. Imprimez et préparez les envois recommandés conformément aux échantillons approuvés. NE RÉUTILISEZ PAS de numéros et N’UTILISEZ PAS de numéros qui ne font pas partie de la séquence vous ayant été attribuée, car nous ne pourrons pas repérer vos envois. Pour recevoir une nouvelle séquence de code à barres, veuillez télécharger le formulaire Distribution de séquences de code à barres. Une fois le formulaire rempli, envoyez-le à l’adresse barcodes@canadapost.ca.
2. Remplissez manuellement ou au moyen des OEE 2.0 une DD du service Poste-lettres; indiquez qu’il s’agit d’envois recommandés, ainsi que le nombre d’articles.
3. Consignez les numéros de repérage et les renseignements des adresses correspondants aux fins de repérage.
4. Déposez vos articles et votre DD à un bureau de poste ou à une UVCR. Si vous effectuez votre dépôt sans inclure de DD, vos articles doivent comporter une empreinte d’affranchissement ou un timbre-poste qui couvre les frais liés à l’article (selon le poids) et ceux liés au service Courrier recommandé. Veuillez noter que les envois recommandés ne peuvent pas être déposés dans les boîtes aux lettres publiques.