FAQ sur les règlements douaniers pour les envois destinés à l’Union européenne

Les données fournies dans une déclaration en douane, également appelée données électroniques préalables, sont transmises à la destination par voie électronique, avant le départ d’un article du Canada. Depuis le 1er janvier 2021, les données électroniques préalables sont obligatoires pour tous les colis de départ portant un code à barres et contenant des marchandises à destination des États-Unis et d’autres destinations internationales.

Le 1^er octobre 2023, la Commission européenne a apporté un changement. Depuis, toutes les autorités douanières et de transport de l’Union européenne (UE) utilisent les données électroniques préalables pour déterminer avant le départ si un article peut être chargé à bord d’un avion et expédié à destination de l’UE. L’amélioration de la qualité des données électroniques préalables facilite le dédouanement des articles et le service dans le pays de destination.

Postes Canada devra s’assurer que les données électroniques préalables ont été fournies avant le départ pour tous les articles quittant le pays.

Ce changement fait suite au lancement par l’UE de son système de contrôle des importations 2 (ICS2). L’ICS2 est la deuxième phase d’un système d’information à grande échelle de l’UE qui permet aux autorités douanières d’effectuer des évaluations ciblées des risques en fonction des données prédéclarées avant l’arrivée des articles dans l’UE. Cet outil sert à déterminer à l’avance si les articles peuvent être chargés en toute sécurité dans un avion à destination des pays de l’UE.

Le système de contrôle des importations 2 (ICS2)

Ce nouveau règlement a une incidence pour les personnes qui expédient des colis de marchandises vers les États membres de l’UE, ainsi que vers la Norvège et la Suisse.

Pour que les renseignements douaniers électroniques soient acheminés sans problème vers n’importe quelle destination internationale, il incombe aux expéditeurs de s’assurer que la déclaration en douane (formulaire CN22, CN23 ou CP72) est remplie en anglais ou en français uniquement, que les indications sont exactes et détaillées, et que tous les champs obligatoires sont renseignés. Le fait de fournir des informations fausses ou incomplètes, y compris en indiquant « S.O. » par exemple, peut entraîner le rejet de votre colis par les autorités douanières étrangères. Les déclarations en douane officielles doivent comprendre une description complète et significative des marchandises pour chaque article de l’envoi (voir plus de détails sur les exigences en matière de description ci-dessous).

Le non-respect de ces nouvelles exigences pour les marchandises expédiées vers l’UE risque d’entraîner un retard, une non-livraison, une entrée refusée, un renvoi à l’expéditeur (aux frais de celui-ci), des amendes, des saisies et l’annulation de la garantie de livraison. Ne compromettez pas vos colis, vos revenus et la satisfaction de la clientèle.

La Commission européenne compte 27 États membres, auxquels s’ajoutent la Norvège et la Suisse. Consultez la liste complète des pays et des codes ci-dessous.

• Autriche (AT)
• Belgique (BE)
• Bulgarie (BG)
• Croatie (HR)
• République de Chypre (CY)
• Tchéquie (République tchèque) (CZ)
• Danemark (DK)
• Estonie (EE)
• Finlande (FI)
• France (FR)
• Allemagne (DE)
• Grèce (GR)
• Hongrie (HU)
• Irlande (IE)
• Italie (IT)
• Lettonie (LV)
• Lituanie (LT)
• Luxembourg (LU)
• Malte (MT)
• Pays-Bas (NL)
• Norvège (NO)
• Pologne (PL)
• Portugal (PT)
• Roumanie (RO)
• Slovaquie (SK)
• Slovénie (SI)
• Espagne (ES)
• Suède (SE)
• Suisse (CH)

Apprenez-en davantage sur l’expédition d’articles vers ces destinations, y compris les restrictions en matière d’importation, les interdictions et les codes tarifaires.

Pour améliorer le contrôle aux frontières et la sécurité du transport, nous devons saisir et transmettre numériquement des renseignements exacts et détaillés aux autorités douanières du pays de destination.

Les renseignements de la déclaration en douane font partie intégrante de l’expédition des marchandises à l’étranger. Tous les articles doivent faire l’objet d’une déclaration en douane afin de fournir aux autorités du pays de destination tous les renseignements dont elles ont besoin pour faciliter les décisions et les inspections avant le chargement. Ces données doivent être envoyées avant le départ de l’article du Canada.  

Les autorités douanières et de transport de l’UE insistent de plus en plus sur la nécessité de connaître les parties liées à la transaction, ainsi que le contenu importé. Pour éviter les retards et les refus, la clientèle doit désormais fournir des renseignements détaillés et exacts, notamment :

• Le nom complet, les coordonnées et l’adresse complète et valide, y compris le code postal, de l’expéditeur et du destinataire
• Une description détaillée du contenu de chaque article et de sa valeur déclarée avec devise

Les douanes doivent connaître avec précision le contenu. Sur le formulaire de déclaration en douane, vous devez fournir des données exactes et détaillées et remplir tous les champs obligatoires. Si des informations fausses, incomplètes ou génériques sont fournies, le colis peut être retardé ou refusé par les autorités douanières et de transport de l’UE. Vous devez remplir votre déclaration en français ou en anglais uniquement. Le non-respect de cette consigne risque d’entraîner un retour ou un retard de l’article, une non-livraison, l’annulation de la garantie de livraison ou une saisie aux douanes dans le pays de destination.

Les descriptions génériques comme « cadeau », « échantillon », « pièces de rechange », « équipement », « vêtements », « appareils », « art », « médicaments », « santé et beauté » ou « textiles » seront traitées comme non conformes.

Toutes les autorités douanières à l’échelle mondiale exigent des descriptions précises, détaillées, significatives et claires. Toute description des marchandises doit comporter au moins quatre caractères.

La description détaillée de la marchandise doit indiquer à quoi elle sert, à quoi elle est destinée et de quoi elle est faite, par exemple, « T-shirts 100 % coton pour hommes ». Le code (du tarif) SH valide doit également être inclus pour la vente de marchandises (voir « Qu’est-ce qu’un code SH et pourquoi est-ce important? » ci-dessous pour obtenir plus de détails).

Descriptions acceptables :

• T-shirts en coton pour hommes
• Chaussures de ville pour hommes
• Foulard en cachemire pour femme

Descriptions non acceptables (trop génériques) :

• Vêtements
• Chaussures
• Cadeaux

Pour vous assurer que votre description est acceptable pour l’expédition vers l’UE, veuillez consulter les directives de la Commission européenne sur les termes acceptables et non acceptables.

Les codes du système harmonisé (SH) (ou codes du tarif SH) sont un système international normalisé de classification douanière désormais utilisé par la plupart des pays commerçants dans le monde. Les codes SH sont couramment utilisés tout au long du procédé d’exportation et d’importation des marchandises. Le système est une méthode numérique normalisée de classification des produits faisant l’objet d’un commerce.

Sans une description exacte du contenu en vue de générer un code de tarif SH valide pour les marchandises vendues dans un pays de l’UE, l’article sera renvoyé à l’expéditeur.

Si votre envoi contient plus d’un type de marchandise, vous devrez ajouter un code SH pour chaque type de marchandise.

Trouver un code du système harmonisé

Lors de l’expédition d’articles à l’étranger, les renseignements douaniers fournis sont communiqués aux agences douanières de destination de deux façons :

1. Ils sont imprimés sur la déclaration en douane avec l’étiquette d’expédition à apposer sur l’article.
2. Les données électroniques préalables sont transmises par voie électronique, dans les minutes qui suivent le dépôt de l’article auprès de Postes Canada.

La transmission électronique de ces renseignements douaniers permet aux autorités douanières et de transport de l’UE d’utiliser les données électroniques préalables pour déterminer si un article peut être chargé dans l’avion à destination de l’UE.  La clientèle doit donc fournir des renseignements exacts et détaillés sur les déclarations en douane et s’assurer que tous les champs obligatoires sont renseignés pour tous les articles déposés auprès de Postes Canada.

De plus, tous les manifestes et toutes les commandes doivent être transmis au plus tard au moment où l’envoi est déposé auprès de Postes Canada. L’objectif est de fournir les données électroniques aux agences douanières avant l’arrivée de l’article dans le pays de destination pour faciliter son traitement.

Si les commandes ne sont pas transmises ou qu’elles sont transmises en retard, les envois arriveront sans renseignements douaniers électroniques et seront traités comme étant non conformes.  Dans les cas où des articles ne comportent pas de données électroniques préalables, ils ne seront pas expédiés par Postes Canada.

Pour simplifier le flux d’activités avant l’arrivée, le traitement aux douanes et la livraison, une déclaration en douane officielle doit être remplie avec exactitude, y compris une description complète des marchandises pour chaque article de l’envoi. Sans ces renseignements, l’envoi risque d’être retenu ou retourné, entraînant des retards inutiles et une mauvaise expérience de livraison pour le destinataire.

Tous les renseignements fournis dans la déclaration en douane, y compris les renseignements sur l’expéditeur, le destinataire et le contenu, doivent être rédigés en français ou en anglais uniquement. Vous pouvez les traduire dans la langue du pays de destination, mais leur rédaction en français ou en anglais demeure obligatoire.

En savoir plus sur la façon de renseigner les documents douaniers

Vous trouverez des renseignements dans la section sur les  exigences douanières  de notre Guide des postes.

Nous comprenons l’inquiétude et les préoccupations liées à la transmission de renseignements personnels à Postes Canada, mais veuillez noter que nous communiquons uniquement les données de douane électroniques à d’autres administrations postales étrangères qui signent une entente de partage des données décrivant l’utilisation acceptable de celles-ci.

L’entente de partage des données stipule que l’utilisation des données de douane (y compris les données personnelles) doit être limitée aux procédés relatifs à l’échange de courrier et aux formalités douanières, et ne peut être utilisée par les destinataires à d’autres fins que des fins opérationnelles, comme l’acheminement, l’application de la loi, la sécurité nationale ou conformément aux lois nationales de la partie receveur.

Vos données personnelles ne seront jamais vendues à des tiers et elles ne seront jamais utilisées à des fins promotionnelles.

Si la clientèle commerciale ne fournit pas les données électroniques préalables requises en transmettant sa commande, Postes Canada retiendra son envoi. La clientèle aura 24 heures pour fournir les données après que sa représentante ou son représentant de Postes Canada aura communiqué avec elle. Les envois qui ne sont toujours pas conformes après cela seront renvoyés à l’expéditeur aux frais de la clientèle.

À compter du 1er janvier 2025, les envois seront automatiquement renvoyés à l’expéditeur lorsque la clientèle ne fournit pas les données électroniques préalables. Cela se produira lorsque les envois seront balayés à l’expédition ou à l’exportation : l’opératrice ou l’opérateur verra un avertissement indiquant qu’il n’y a pas de données électroniques préalables pour les envois à destination de l’UE. Les données électroniques préalables sont une exigence réglementaire non négociable.

Les titulaires d’un compte commercial ayant un numéro de convention peuvent utiliser les OEE 2.0 ou Gestion des envois (logiciel d’expédition en ligne).

La clientèle qui utilise les OEE 2.0 doit obligatoirement effectuer une transmission de fin de journée incluant le manifeste. Ce système d’expédition fonctionne hors ligne, et la clientèle peut créer une étiquette, mais doit tout de même créer le manifeste et transmettre le document de commande obligatoire en cliquant sur le bouton Fin de journée.

Les personnes sans convention peuvent utiliser les OEE 2.0, Colis clic de Postes Canada^MC ou Expédier en ligne (logiciel d’expédition en ligne).

Si la clientèle utilise un outil d’expédition en ligne (comme Colis clic, Gestion des envois, OEE en ligne et Expédier en ligne), les commandes sont transmises automatiquement au moment de la création de l’étiquette et du passage à la caisse (obtention de l’étiquette d’expédition au paiement de la commande). Les envois préparés à l’aide des Outils électroniques d’expédition (OEE) en ligne de Postes Canada et dont l’étiquette d’expédition porte la mention « Manifeste non requis » constituent une exception.