Soutien

    Foire aux questions au sujet de la signature d’un contrat de transport ou de produits et services avec Postes Canada

    Apprenez-en davantage sur nos pratiques d’achat par contrat, ainsi que sur nos procédés de facturation et de paiement pour les fournisseurs qui souhaitent soumettre une proposition pour obtenir un contrat de transport ou de produits et services, ou pour établir un partenariat de la vente au détail.

    Philosophie d’achat

    Postes Canada a pour politique de soutenir équitablement la concurrence, de voir à ce que ses pratiques touchant le marketing et la concurrence répondent aux besoins des clients et de se conformer à toutes les lois qui s’appliquent. Notre objectif en tant que grande société canadienne est de fournir les services postaux les plus fiables, économiques et accessibles au public canadien. Nous croyons que plus un fournisseur comprend bien les activités et les politiques d’achat de Postes Canada, plus il sera en mesure de contribuer aux objectifs de la Société.

    Nous reconnaissons le rôle essentiel que jouent les fournisseurs dans nos opérations et nous avons appris que la confiance et le respect mutuels constituent la base d’une excellente relation.

    Pratiques d’achat

    La Société canadienne des postes a pour politique d’octroyer des contrats pour des biens et services dans le but d’obtenir la meilleure valeur globale. Postes Canada octroie des contrats à des fournisseurs qui permettent à la Société d’obtenir des biens et services de qualité en temps opportun, qui respectent les exigences et qui offrent des tarifs concurrentiels.

    Tout au long du procédé d’approvisionnement et de contrat d’achat ou de location, Postes Canada :

    1. Établira et maintiendra des relations d’affaires productives avec des fournisseurs qui visent eux aussi à offrir des produits et services de qualité aux clients, et qui reflètent l’engagement de la Société en matière d’excellence par l’entremise de leurs relations commerciales avec elle.
    2. Démontera l’importance qu’elle accorde à ces relations d’affaires avec ses fournisseurs en poursuivant visiblement son engagement en matière de conduite professionnelle et éthique dans tous les aspects de ses activités d’approvisionnement.

    En tant que société d’État, Postes Canada mène, le cas échéant, ses activités d’approvisionnement conformément aux accords commerciaux internationaux. Les achats assujettis à l’Accord de libre-échange canadien, l’Organisation mondiale du commerce et l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne sont publiés par l’entremise de MERX/Ariba Discovery. Les documents d’appel d’offres assujettis à des accords commerciaux doivent être commandés par le biais de MERX/Ariba Discovery.

    Fournisseurs d’approvisionnement

    Pour les achats qui ne sont pas assujettis à des accords commerciaux, les demandes peuvent être publiées sur MERX ou Ariba Discovery ou les fournisseurs peuvent être identifiés selon leurs expériences antérieures auprès de la SCP, et grâce à l’annuaire de l’industrie, à Internet et à des sources connexes, y compris des catalogues et des journaux, des salons professionnels et des conférences.

    Ouverture des appels d’offres

    Postes Canada ne préconise pas l’ouverture publique des appels d’offres ni ne révèle à quiconque les renseignements qu’elles contiennent, sauf si elle est tenue de le faire en vertu d’accords commerciaux ou de la loi. Nous croyons fermement que le dépouillement public des soumissions va à l’encontre des principes de l’équité et de la concurrence sur lesquels reposent nos activités commerciales.

    Octrois des contrats

    En général, tous les contrats sont émis par la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada selon le procédé d’évaluation officielle. Les fournisseurs qui correspondent le mieux à nos besoins généraux seront invités à entamer des négociations pouvant mener à l’élaboration d’un contrat officiel.

    Les utilisateurs finaux ne sont pas autorisés à conclure des ententes avec les fournisseurs. Les fournisseurs ne doivent pas fournir de marchandises ou de services avant qu’un bon de commande ou un contrat soit mis en place et ils ne doivent pas effectuer de travail au-delà de la portée d’un contrat actuel.

    Gestion de l’approvisionnement

    La Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada valorise sincèrement la relation spéciale qui existe entre Postes Canada et ses fournisseurs. Nous sommes toujours prêts à discuter de l’évolution, de l’amélioration du rendement ou de la réduction des coûts si ces éléments nous aident à réaliser notre objectif d’offrir des services fiables et rentables au public canadien.

    Procédé de cyberapprovisionnement

    Système de cyberapprovisionnement entreprise à entreprise

    Permet à nos utilisateurs d’acheter des produits et services en ligne autorisés auprès de fournisseurs prédéfinis.

    Communications électroniques avec les fournisseurs (sous la forme de bons de commande et de factures)

    Pour faciliter le processus d’achat.

    Transferts électroniques de fonds

    Pour simplifier le procédé des comptes fournisseurs.

    Cyberapprovisionnement

    Les employés autorisés de Postes Canada ont accès à un système de cyberapprovisionnement sur le Web. Pour les employés, il représente un portail unique pour l’acquisition de biens et de services.

    Bons de commande électroniques

    Les bons de commande sont envoyés au fournisseur en format électronique (par le biais d’Ariba Network, par courriel ou par télécopieur).

    Sauf indication contraire dans le contrat ou le bon de commande, les conditions applicables aux bons de commande de Postes Canada sont les suivantes : www.canadapost-postescanada.ca/cpc/doc/fr/soutien/bc/faq/conditions-d-un-bon-de-commande-standard-de-postes-canada.pdf.

    Facturation électronique

    Postes Canada privilégie Ariba Network comme méthode de réception des factures de la part des fournisseurs, dans un format .xml ou .txt (spécifications disponibles sur demande).

    Élimination de la facturation

    Des circonstances particulières permettent que des paiements soient générés pour les fournisseurs lorsque les employés de Postes Canada confirment la réception des biens et services sans une facture.

    Paiement électronique

    Dans la mesure du possible, Postes Canada enverra le paiement par transfert électronique de fonds.

    En tant que fournisseur de Postes Canada, vous devez être en mesure de traiter les transactions électroniques liées à l’approvisionnement. Après avoir examiné les renseignements indiqués ci-dessous, vous pouvez communiquer avec votre représentant de la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada pour discuter de la portée de la relation d’affaires actuelle ou potentielle.

    Catalogue de cyberapprovisionnement

    En tant que fournisseur répondant aux critères de Postes Canada pour la mise en place du catalogue, vous devez jouer un rôle de premier plan dans la création et le maintien du contenu du catalogue dans Ariba.

    Vous devez faire ce qui suit :

    • Attribuer un point de contact unique pour toutes les activités de cyberapprovisionnement auprès de Postes Canada. Il doit s’agir d’une personne ayant une connaissance approfondie de votre portefeuille de produits, y compris la connaissance des numéros de pièce du fabricant, de la tarification, des photographies et des pseudonymes (par exemple, les autres noms de produits pour activer la fonction de recherche du catalogue).
    • Fournir de l’information sur les produits dans un format particulier pour l’ajout dans le catalogue de cyberapprovisionnement de Postes Canada.
    • Intégrer les bons de commande XML dans votre système de saisie des commandes (s’il y a lieu).

    Veuillez noter que les catalogues spécifiques au fournisseur ou les plateformes d’émission de commandes des fournisseurs (en ligne) sont pris en considération uniquement dans des circonstances déterminées par Postes Canada.

    Bons de commande électroniques

    Les bons de commande sont envoyés au fournisseur dans un format électronique à son compte Ariba Network, à une adresse courriel, par voie électronique en format xml, par le biais des systèmes intégrés ou à un numéro de télécopieur.

    Si le réseau de communication requis n’existe pas ou l’utilisation de cette technologie n’est pas possible, comme c’est le cas dans les régions rurales ou les régions éloignées, les moyens traditionnels de livraison des bons de commande continuent d’être utilisés.

    Pour les fournisseurs qui utilisent une fonctionnalité complète de solution de connexion d’affaires où les commandes électroniques sont directement transférées dans le système de saisie des commandes, d’exécution des commandes et d’inventaire du fournisseur, l’environnement de Postes Canada peut, dans la plupart des cas, s’adapter à cette fonctionnalité.

    Facturation électronique

    Postes Canada préfère recevoir les factures des fournisseurs par le biais d’Ariba Network ou par voie électronique.

    Les renseignements précis sur la présentation des factures (taille des champs, descriptions, etc.) et les exigences en matière de format txt ou XML sont disponibles sur demande. Les factures des fournisseurs doivent absolument respecter le format de fichier convenu et les exigences de présentation, et comprendre un numéro de bon de commande de Postes Canada valide. Les factures non conformes seront retournées aux fins de correction avant le traitement du paiement.

    Feuille de saisie de services

    Sur demande et sur avis de Postes Canada, pour les services fournis à la Société, une feuille de saisie doit être affichée dans le PGI de Postes Canada ou Ariba pour que la prestation des services puisse être vérifiée et acceptée. Selon la nature des services et la relation d’affaires du fournisseur avec Postes Canada, le fournisseur pourrait être tenu de soumettre la feuille de saisie de services au nom de Postes Canada.

    Paiement

    En tant que fournisseur de Postes Canada, vous êtes tenu (dans la mesure du possible) d’accepter le paiement par transfert électronique de fonds (TEF). Dans le cadre du procédé de paiement par TEF, la confirmation de paiement (avis de versement papier) vous est envoyée par la poste après chaque paiement. Dans le cadre de tout contrat négocié avec Postes Canada, les fournisseurs sont tenus de fournir tous les renseignements bancaires nécessaires pour permettre le paiement par TEF.

    Personnes-ressources et ressources supplémentaires

    Pour obtenir des renseignements au sujet des accords commerciaux internationaux :

    Affaires étrangères et Commerce international Canada

    Service de requête

    Immeuble Lester B. Pearson

    125, chemin Sussex

    Ottawa (Ontario) K1A 0G2

    Téléphone : 1 800 267-8376

    Ottawa seulement : 944-4000

    MERXMC

    Pour obtenir de plus amples renseignements sur MERX  ou pour vous inscrire :

    Lundi au vendredi

    1 800 964-6379, de 8 h à18 h (HE)

    Télécopieur : 1 888 235-5800

    Ariba

    POUR ACCÉDER AU SOUTIEN TECHNIQUE OU POUR OBTENIR DES RESSOURCES SUR L’UTILISATION D’ARIBA :

    • Appelez le service d’assistance d’Ariba au 1 866 218-2155 (soutien offert en tout temps, du lundi au vendredi).
    • Pour accéder aux outils et aux ressources, visitez : https://support.ariba.com/help.
    • Visitez le centre d’assistance d’Ariba Discovery à partir de votre compte Ariba.

    POUR ACCÉDER AU SOUTIEN TECHNIQUE OU POUR OBTENIR DES RESSOURCES SUR L’UTILISATION DE DOCUSIGN :

    • Visitez le service d’assistance de DocuSign : https://support.docusign.com/fr/contactSupport pour faire une recherche, clavarder ou soumettre des demandes en ligne.
    • Appelez le service d’assistance de DocuSign au 1 800 379-9973.

    POUR LES QUESTIONS SUR L’UTILISATION D’ARIBA POSTES CANADA :

    Contactez le service d’assistance Ariba Postes Canada : cpcaribasupport@postescanada.ca.

    POUR LES QUESTIONS SUR LES OCCASIONS OU LES DEMANDES D’APPROVISIONNEMENT ET LEUR CONTENU :

    Contactez le titulaire d’occasion (l’autorité contractante de Postes Canada) par l’intermédiaire du tableau d’affichage des demandes d’approvisionnement que vous trouverez dans la demande d’approvisionnement ou dans la zone de texte des questions et réponses au bas de la demande d’approvisionnement affichée d’Ariba Discovery.

    RESSOURCES ET DOCUMENTS SUR ARIBA :

    Prochainement.

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