La fonction de la gestion des opérations désigne le dépôt, le traitement, le transport et la livraison de divers types de courrier pour répondre aux besoins des clients commerciaux et de détail de Postes Canada.

Description :

Ces fichiers portent sur le dépôt, le traitement, le transport et la livraison de divers types de courrier pour répondre aux besoins des clients commerciaux et de détail de la SCP. Les documents portent sur le courrier en général (dépôt, traitement, transport, livraison, gestion du réseau et courrier non distribuable), les systèmes de traitement du courrier (facilitation de la livraison à destination ou en provenance du réseau de la SCP). Les fichiers peuvent comprendre les renseignements relatifs au transport du courrier (à l’échelle internationale, nationale et régionale, livraison du courrier par véhicule, facteur, dans les cases postales, dans les boîtes postales communautaires ou boîtes aux lettres rurales dans un réseau local), le réseau d’installations et de ressources qui permettent la livraison ou la levée du courrier, et la gestion de tout le courrier jugé non distribuable.

Types de documents :

Dépôt du courrier, traitement du courrier, transport du courrier, livraison du courrier, gestion du réseau, courrier non distribuable, réseau de la SCP, courrier adressé à une destination internationale, nationale et régionale, livraison du courrier par véhicule, facteur, dans les cases postales, dans les boîtes postales et dans les boîtes aux lettres rurales, installations et ressources, levée du courrier et gestion du courrier.

Numéro du dossier :

SCP OP 10

Exactitude des adresses et livraison du courrier et des colis

Description :

Ce fichier contient des relevés d’expédition et de livraison pour les services avec option de suivi, y compris les Services avec Signature (p. ex., le service Courrier recommandé, les envois contre remboursement, les envois avec valeur déclarée et option Preuve de livraison, le service priorité et l’option Preuve d’identité); les répertoires ou les listes de clients créés ou utilisés par Postes Canada pour assurer une livraison du courrier et des colis exacte et l’offre de services connexes (p. ex., boîtes postales communautaires, boîtes postales multiples, boîtes aux lettres rurales, production et livraison du courrier et gestion des listes d’adresses commerciales) et de correspondances connexes. Ces relevés contiennent des renseignements sur les clients tels que le nom, les frais payés, l’adresse actuelle, l’adresse précédente, les dates d’entrée en vigueur, la signature et les numéros d’identification émis par le gouvernement (p. ex., numéros de permis de conduire ou de passeport). Ce fichier contient aussi les noms et adresses recueillis sur les enveloppes et les colis pour faciliter le tri et la validation aux fins de livraison du courrier et des colis, mais aussi pour créer, valider et corriger les listes d’adresses de marketing.

Catégorie de personnes :

The general public. Personal information is collected from customers who receive addressed mail and parcels at their home or business location; and, customers who subscribe to, or receive postal signature services, submit a redirection or hold mail application (see also Change of Address, CPC PPU 002) or reside in areas requiring name and address lists to effect postal delivery.

But :

Ces fichiers sont utilisés pour appuyer la prestation de services postaux, y compris les services de courrier avec l’option Signature et les listes d’adresses de marketing. Ces fichiers assurent l’exactitude de la livraison du courrier et des colis; facilitent le rapprochement et la vérification des comptes et permettent de répondre aux demandes de renseignements et aux réclamations (voir aussi le fichier Réseau des relations avec la clientèle, SCP PPU 100). Les listes de noms et d’adresses et les renseignements connexes reçus des expéditeurs sont utilisés dans le cadre de la création et de l’adressage des articles Poste-lettres et de publipostage aux fins de livraison subséquente et peuvent être validés à l’aide de listes créées par Postes Canada. Le grand public peut inscrire ses préférences en matière de marketing par courrier auprès de Postes Canada et choisir de renoncer à les utiliser s’il le souhaite. Cette liste de préférence sera utilisée pour aviser le grand public des efforts de marketing par courrier réalisés par Postes Canada. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Ces fichiers sont utilisés pour assurer une livraison exacte et efficace du courrier et des colis. Les renseignements personnels recueillis sur les articles de courrier et les colis (noms et adresses) sont aussi utilisés pour créer, valider et corriger les listes de marketing par courrier. Le grand public peut inscrire ses préférences en matière de marketing par courrier auprès de Postes Canada et choisir de renoncer à les utiliser s’il le souhaite. Cette liste de préférence sera utilisée pour aviser le grand public des efforts de marketing par courrier réalisés par Postes Canada.

Normes de conservation et de destruction : 

Les fichiers des Services avec Signature sont conservés pendant une période d’au moins deux ans (pendant une période maximale d’un an pour le service de signature électronique) après la livraison et sont ensuite détruits de façon sécuritaire, à l’exception de certains documents financiers qui sont conservés pendant sept ans. Pour des raisons de commodité pour les clients, les données de production et de livraison sont conservées conformément à des règles de sécurité strictes et sont ensuite supprimées de façon sécuritaire. Les répertoires et les listes (opérationnels et commerciaux) sont continuellement mis à jour et détruits de façon sécuritaire lorsqu’ils sont expirés ou annulés. Les listes commerciales de marketing par courrier, créées par Postes Canada, sont conservées pendant deux ans.

No ADD :

2004/006

Renvoi au document no :

SCP OP 10

Enregistrement (SCT) :

002558

No du fichier :

SCP PPU 001

Gestion du parc de véhicules

Description :

Ce fichier réunit, entre autres, les documents suivants : déclarations de conducteurs, information sur les permis de conduire de Postes Canada et des provinces, énoncés sur les restrictions médicales, primes pour conduite sécuritaire, fiches et rapports d’accident, évaluations des possibilités de prévention des accidents, formation reçue, copies des réclamations pour dommages matériels, règlements ou tout autre document sur les accidents impliquant des véhicules motorisés loués ou appartenant à la SCP. Il existe des dossiers informatisés pour certains renseignements. Les personnes qui veulent accéder à ce fichier doivent préciser le numéro de permis de conduire de la SCP, et le cas échéant, les détails de l’accident, notamment le lieu et la date où il s’est produit.

Catégorie de personnes :

Conducteurs des véhicules appartenant à la Société.

But :

Le fichier sert à appuyer l’emploi efficace et sûr des véhicules.

Usages compatibles :

Les documents servent à valider les permis délivrés par les provinces et Postes Canada; à en tenir une liste à jour; à déterminer les possibilités de prévention des accidents et la responsabilité des dommages et à arriver au règlement, avec un tiers, des réclamations, en cas d’accident; à attribuer les primes pour conduite sécuritaire, à discerner les besoins en formation et la nécessité d’autres mesures préventives et à y pourvoir. (Des remarques sur la formation reçue et sur les évaluations des possibilités de prévention des accidents peuvent être versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel. Des renseignements peuvent, avec le consentement de la personne intéressée, être fournis aux ministères provinciaux des transports pour obtenir des données sur les dossiers de conduite, par exemple, points d’inaptitude, suspension du permis de conduire.)

Normes de conservation et de destruction :

Les fiches historiques des conducteurs de véhicule, qui contiennent un résumé de la formation reçue, sont conservées pendant deux ans après la date où l’employé quitte Postes Canada et ensuite détruites de façon sécuritaire. Les résultats de tests sont conservés conformément aux dispositions des différentes conventions collectives, mais au moins pendant deux ans. Les rapports d’accident, les évaluations des possibilités de prévention des accidents et des copies des documents sur le règlement des réclamations sont conservés pendant six ans après le dernier emploi administratif, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

2004/006

Renvoi au document no :

SCP OP 10

Enregistrement (SCT) :

002011

No du fichier :

SCP PPE 825

Services aux régions du Nord

Description :

Les documents imprimés comprennent des actes de naissance et des certificats de mariage, des indemnités de poste isolé, des attestations d’études et des déclarations de conjoint de fait; des certificats officiels de statut autochtone, des documents d’autorisation de déplacement et des demandes de remboursement de frais de déplacement et des dossiers de présence. Les données informatisées comprennent le nom et le numéro d’identification de l’employé, l’état matrimonial, la date de naissance, l’adresse à domicile, les données sur les présences, les congés, les salaires et les déplacements, l’unité de négociation, le profil de bureau, les données du poste, les profils annexes, les indemnités de poste isolé et d’autres droits spéciaux. Certaines données relatives aux nouveaux employés sont extraites du SAP; et partagées avec les Comptes fournisseurs (SCP PPE 820) ainsi que le Service de la paie (voir Dossiers individuels sur le personnel [Rémunération]).

Catégorie de personnes :

Près de 300 employés des Services aux régions du Nord et leurs personnes à charge.

But :

Appuyer la rémunération des employés des Services aux régions du Nord.

Usages compatibles :

Déterminer et administrer les indemnités de poste isolé (avantage imposable) aux employés des Services aux régions du Nord, y compris les frais de déplacement de leur famille; vérifier les données de nomination, surveiller les présences et les frais de déplacement; effectuer des envois intéressant particulièrement les employés ou les Services des régions du Nord; répondre aux demandes de renseignements.

Normes de conservation et de destruction : 

Les dossiers sont conservés pendant un minimum de deux ans suivant la cessation d’emploi, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

97/026

Renvoi au document no :

SCP OP 10

Enregistrement (SCT) :

003548

No du fichier :

SCP PPE 832

Infractions ayant trait aux affaires postales

Description :

Ce fichier contient des renseignements réunis au cours d’enquêtes et fait état du détail des infractions commises. Pour ce qui concerne les employés, les renseignements portent sur des infractions comme le vol de courrier et le détournement de fonds; pour le grand public, le fichier contient, entre autres, les renseignements suivants : données sur les infractions commises à l’échelle nationale ou internationale, vols commis dans des bureaux de poste et des boîtes à lettres publiques, contrefaçon de mandats-poste, vol de courrier, transport d’explosifs ou d’autres substances dangereuses et vols à main armés dans des fourgons postaux. Il contient également des données opérationnelles qui proviennent d’enquêtes sur des activités criminelles ou des infractions liées aux postes, et la détection des fraudes.

Catégorie de personnes :

Employés de la Société, entrepreneurs et particuliers soupçonnés ou reconnus coupables des infractions ayant trait aux affaires postales susmentionnées aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes et des règlements afférents, ainsi que des dispositions du Code criminel sur les infractions relatives au courrier.

But :

Le présent fichier vise la résolution et la réduction des infractions ayant trait aux affaires postales, ainsi que d’assister à la protection de la sécurité des dirigeants et employés de Postes Canada, de ses biens et des articles qui sont en cours de transmission postale. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 5 (1) a) de la Loi sur la Société canadienne des postes.

Usages compatibles :

Les documents servent à étayer la procédure d’enquête et de renseignements établis pour déceler, résoudre et réduire les infractions contre Postes Canada. Certains renseignements peuvent être partagés avec la direction de la sécurité d’autres administrations postales, d’autres organismes fédéraux d’enquête et des services de police, s’il y a lieu, et, lorsqu’il y a mandat d’arrêt, avec le ministère de la Justice en vue d’une éventuelle poursuite judiciaire. Ces dossiers peuvent également être remis à un avocat-conseil dans le cadre de procédures judiciaires touchant Postes Canada.

Normes de conservation et de destruction :

Les dossiers d’enquête sont conservés pendant 10 ans suivant la fin de l’enquête ou des procédures judiciaires ou quasi judiciaires avant d’être détruits de façon sécuritaire. Dans le cas des procédures entamées en vertu de l’article 41 de la Loi sur la Société canadienne des postes, lorsqu’un arrêté d’interdiction a été émis, les documents sont conservés pendant une période de trois ans suivant l’année où l’arrêté a cessé d’être en vigueur. Ils sont ensuite transférés à Bibliothèque et Archives Canada. Les dossiers qui, selon le bibliothécaire et archiviste du Canada, ont une valeur historique ou archivistique, sont conservés en permanence. Les documents ayant trait aux remises au comptoir sont conservés pendant cinq ans suivant la prestation du service, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

97/020

Renvoi au document no :

SCP OP 10

Enregistrement (SCT) :

001341

No du fichier :

SCP PPU 085