La fonction de gestion financière porte sur les procédés administratifs complexes associés à la gestion des fonds de trésorerie, aux prévisions du revenu, au rapprochement des dépenses, à la gestion de l’impôt, à la gestion de la caisse de retraite et à la comptabilité générale.

Description :

Ces fichiers portent sur les procédés administratifs complexes associés à la gestion des fonds de trésorerie, aux prévisions du revenu, à l’impôt (provincial, fédéral, régional), à la gestion de la caisse de retraite et à la comptabilité générale. Les documents portent sur les grands livres, la production de rapports et le rapprochement (dépenses en général, comptes du grand livre et du grand livre auxiliaire sur la sécurité), la gestion des comptes clients, la gestion des comptes fournisseurs, la gestion des assurances, la trésorerie et l’encaisse, les prévisions, l’établissement du budget et les rapports financiers. Les fichiers comprennent les documents relatifs à la confirmation de l’équilibre des comptes du grand livre général et du grand livre auxiliaire, aux activités de décaissement, à la gestion des assurances de la Société, aux placements, à la planification, aux prévisions et à l’établissement du budget, aux dépenses, aux rapports financiers, au processus décisionnel de la Société, à l’amortissement des biens, aux biens de la Société (physiques et immobiliers) et aux régimes de retraite.

Types de documents :

Grands livres, rapports et rapprochement, comptes clients, comptes fournisseurs, demandes d’indemnité, trésorerie, petite caisse, prévisions annuelles, budgets, rapprochement, transactions financières, comptes, grand livre général, grand livre auxiliaire, décaissement, assurance de la Société, placements, dépenses financières, impôts, coûts, suivi de l’amortissement, biens de la Société, biens immobiliers, gestion immobilière, taxes, régimes de retraite.

Numéro du dossier :

SCP FIN 5

Comptes fournisseurs

Description :

Ce fichier réunit les documents suivants : réclamations, autorisations, rapports de dépenses, reçus, demandes de chèque, avances, correspondance et autres pièces justificatives visant le remboursement de dépenses et de frais, le règlement de réclamations et d’autres paiements. Des documents sur les opérations se trouvent aussi dans le fichier électronique Comptes fournisseurs. Certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans le Système des comptes fournisseurs et dans les Systèmes, applications et produits (le SAP). Ce fichier comprend les renseignements suivants : remboursement des dépenses de déplacement et autres dépenses, approbations et relevés de paiement, y compris de l’information sur les dépôts directs. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser s’ils sont des entrepreneurs ou des réclamants et fournir des détails sur les paiements (endroit, nature et dates).

Catégorie de personnes :

Fournisseurs de biens et de services de Postes Canada, y compris les concepteurs de timbres et les membres du Conseil d’administration qui demandent un remboursement pour des frais de déplacement et d’hébergement; membres du public ayant reçu un remboursement suite à une demande présentée à Postes Canada.

But :

Le présent fichier porte sur le paiement, par le service des Comptes fournisseurs, des dépenses qui ne relèvent pas de la liste de paie, conformément aux autorisations reçues.

Usages compatibles :

Les dossiers servent à justifier le paiement des dépenses, frais et réclamations et autres déboursés susmentionnés et à émettre les chèques nécessaires ainsi qu’à des fins de planification, de budgétisation et de vérification.

Normes de conservation et de destruction :

Les documents sont conservés pendant une période de six années financières suivant celle au cours de laquelle les frais ont été engagés, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP FIN 5

Enregistrement (SCT) :

009955

No du fichier :

SCP PPU 060

Caisse d’épargne postale

Description :

Ce fichier comprend de l’information sur les comptes non réclamés de la Caisse d’épargne postale. La base de données contient seulement les numéros du compte et le solde; le nom ainsi que les autres renseignements personnels sont conservés en copie papier dans un local avec accès restreint au siège social de la SCP. Les titulaires de compte qui désirent savoir s’il y a des fonds déposés à leur nom dans un compte doivent adresser une demande écrite à la SCP et y annexer la documentation pertinente, de préférence le livret de caisse, permettant d’identifier leur numéro de compte. La personne qui représente un titulaire de compte ou une personne à qui on a légué un compte doit avoir l’autorisation légale de le faire. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom et l’adresse des titulaires de comptes.

Catégorie de personnes :

Personnes qui ont actuellement ou qui ont eu des sommes en dépôt à la Société avant 1969.

But :

Le présent fichier vise l’administration des comptes qui restent présentement à la Caisse d’épargne postale et qui ont une valeur de 2,5 millions de dollars. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la clause 4 c) du Règlement de la Caisse d’épargne postale.

Usages compatibles :

On accède aux enregistrements de la Caisse d’épargne postale sur demande, pour faciliter la confirmation et le retrait de fonds par les titulaires de comptes valides ou leur représentant légal. Les comptes dont le solde est inférieur à 25 $ et qui n’ont fait l’objet d’aucune transaction pendant 30 ans ont été transférés au crédit du Receveur général du Canada. ¹ Ces dossiers peuvent également être remis à un avocat-conseil dans le cadre de procédures judiciaires touchant Postes Canada.

Normes de conservation et de destruction :

Les documents sont conservés pendant six ans après la fermeture du compte, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

97/026

Renvoi au document no :

CPC FIN 5

Enregistrement (SCT) :

001336

No du fichier :

CPC PPU 055

Réclamations – gestion du risque

Description :

Ce fichier comprend des documents sur les réclamations qui concernent des cas de dommages à la propriété, de responsabilité générale et automobile, des avis juridiques, des ententes de règlement et d’autres accidents avec des tiers. Les documents réunissent des renseignements sur les parties en cause, les assureurs (s’il y a lieu), et sur la nature de la blessure ou de la perte (de revenus d’emploi, dépenses médicales ou dossiers médicaux). Les documents portent aussi sur les pertes causées à la propriété de Postes Canada par les incendies ainsi qu’à la suite d’une tempête, et les crimes comme le vol, l’effraction, le vandalisme, les dégâts d’eau ou les chocs de véhicules.

Remarque :

Le Système d’information de la gestion du risque contient aussi certains dossiers informatisés qui donnent des renseignements sur les noms des employés ou requérants, leur adresse, la personne-ressource, leur date de naissance, leur état civil, leur occupation, la nature de la perte, le coût des règlements, les détails sur la blessure, les rapports médicaux et les rapports d’experts en sinistres. Précisons que les documents sur le règlement des frais sont aussi versés au fichier Comptes fournisseurs, SCP PPU 060, et que les réclamations portant sur le courrier en retard, perdu ou endommagé sont versées dans le fichier Réseau des relations avec la clientèle, SCP PPU 100. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser, notamment, le lieu et la date du sinistre.

Catégorie de personnes :

Les employés de Postes Canada impliqués dans une réclamation, tels que des conducteurs de véhicules de la Société et des facteurs. (Voir Cas de responsabilité financière, SCP PPE 818.) Les tiers qui présentent des réclamations ou à qui Postes Canada réclame des dédommagements.

But :

Le présent fichier porte sur le traitement des réclamations présentées par Postes Canada et par des tiers. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Les documents servent à déterminer la responsabilité dans le cas d’accidents de voiture, d’incendies et d’accidents avec des tiers ainsi que de dommages à la propriété de Postes Canada, et à approuver les ententes de règlement (paiements faits à Postes Canada ou par celle-ci). Comme les véhicules des postes sont assurés, les réclamations peuvent être traitées par des experts en sinistres externes (réclamations exigeant une enquête, en particulier celles impliquant des blessures). Ils servent également à étayer les réclamations de la SCP concernant certaines polices en vigueur, et à aider à diminuer les pertes et à mettre en place des mesures de prévention des sinistres et pour empêcher la récidive. Précisons que certains renseignements peuvent être fournis aux compagnies d’assurance, aux avocats représentant l’une ou l’autre des parties et aux autorités policières pour faciliter le règlement des sinistres.

Normes de conservation et de destruction :

Les documents sont conservés pendant six ans suivant la fin de l’année financière au cours de laquelle la réclamation est réglée, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP FIN 5

Enregistrement (SCT) :

001335

No du fichier :

SCP PPU 050