La fonction de la gestion des ventes désigne la préparation et l’offre d’un dossier de proposition en réponse à l’intérêt exprimé par un client commercial potentiel. Le procédé de proposition peut être concurrentiel ou non concurrentiel. La gestion des ventes comprend également la vente d’un produit ou de services aux consommateurs.

Description :

Ces documents portent sur la préparation et la présentation de dossiers de proposition en réponse aux intérêts sollicités et non sollicités montrés par les parties tierces. Ces fichiers comprennent également la vente de produits ou services aux consommateurs, les équipes des ventes de la SCP, l’admissibilité des occasions (évaluation des besoins du client), les propositions standard, les propositions non standard, la vente au détail et en ligne, et les activités dans les points de vente au détail de la SCP.

Types de documents :

Équipes des ventes, gestion des comptes, admissibilité des occasions, propositions, vente au détail, vente en ligne, évaluation des besoins du client, points de vente au détail, besoins en matière de service à la clientèle, ventes de produits, ventes de services, offres sollicitées ou non, gestion des contrats, stocks, catalogues.

Numéro du dossier :

SCP SS 12

Clientèle de la philatélie

Description :

Ce fichier réunit sur supports imprimé et informatique des renseignements tels que les demandes présentées par les clients, les listes d’envoi codées en fonction de domaines particuliers d’intérêt, les factures, les fonds en dépôt, les numéros de cartes de crédit, les listes de commandes, les résultats de sondages et d’autres documents sur les ventes. On garde aussi une liste des anciens clients qui ont émis des chèques sans provision. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent fournir tous les renseignements pertinents comme le nom, l’adresse, l’objet de la demande, la date et le numéro de compte.

Catégorie de personnes :

Acheteurs canadiens et étrangers des produits philatéliques de la Société, les responsables de clubs de philatélie et toute personne ayant fait part de son intérêt à cet égard.

But :

Le présent fichier concerne la vente et la distribution des produits philatéliques et du matériel de promotion connexe.

Usages compatibles :

Les documents servent à étayer les services d’abonnement et de vente à la clientèle; préparer les expositions philatéliques; dresser des listes particulières de clients ou d’abonnés, par domaine d’intérêt, par exemple; contrôler l’inventaire et déterminer les besoins et les occasions de promotion pour des fins d’étude de marché.

Normes de conservation et de destruction : 

Les documents comptables sont conservés pendant une période de six ans après le dernier emploi administratif, qui correspond habituellement au règlement et à l’envoi des produits philatéliques avant d’être détruits de façon sécuritaire. Les listes d’envoi sont mises à jour régulièrement, vérifiées tous les ans et conservées jusqu’à ce qu’elles soient remplacées ou caduques (en raison, par exemple, d’une demande de changement d’adresse, d’une demande de radiation de la liste d’envoi ou du départ de l’abonné sans laisser d’adresse). La correspondance générale est conservée pendant deux ans, puis elle est détruite de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP SS 12

Enregistrement (SCT) :

001327

No du fichier :

SCP PPU 010